Manajemen Proyek IT (Information and Technology)

Manajemen Proyek IT (Information and Technology)

Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan kegiatan yang saling berhubungan atau terkait. Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat waktu.  

Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidak pastian ini yang menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang memasukkan teknologi baru.
Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.

Atribut Proyek

Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari atributnya, yaitu:

1. jangka waktu
2. maksud
3. kepemilikan (ownership)
4. sumberdaya
5. peranan, resiko dan asumsi
6. tugas saling ketergantungan (interdependent tasks)
7. perubahan organisasi
8. pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri.

Sumber daya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana penyelesaiannya.  Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal (feature) ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut diragukan apakah akan memerlukan sumberdaya tambahan dalam bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di tim proyek. Penggunaan sumberdaya proyek mempunyai biaya yang berhubungan atau harus dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari proyek. Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari pemasok dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya guna memenuhi sasaran proyek.

Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini:

1. Manajer Proyek
2. Sponsor Proyek
3. Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME
4. Pakar Teknis (Technical Expert(s)

Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu.  

Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim poryek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk mencapai tujuan.
Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara, terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya.

Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek sebagai tiga hambatan (triple constraints).
Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing ini. 

Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila diperlukan

Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang mempunyai knowledge khusus, kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya organisasi menginginkan membangun suatu sistem guna mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih produktif daripada mempunyai orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi perpajakan sambil mengembangkan sistemnya. Manajemen Proyek IT (Information and Technology)