A. PENGERTIAN DAN TUJUAN PENGENDALIAN
Fungsi Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Pengendalian ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena:
- Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.
- Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana.
- Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik.
- Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan.
B. ASAS-ASAS PENGENDALIAN
Harold koontz dan Cyril O�Donnel, mengumumkan asas-asas pengendalian ayaitu:
- Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), artinya pengendalian harus ditunjukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
- Asas efesiensi pengendalian (principle of effeciency of control), artinya pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana sehingga tidak menimbulkan hal-hal yang di luar dugaan.
- Asas tanggung jawab pengendalaian (principle of control responsibility), artinya pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksana rencana.
- Asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control), artinya pengendalian yang efektif haus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan � penyimpangan yang akan terjdi , baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
- Asas pengendalian langsung (principle of direct control), artinya teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengadilan itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
- Asas refleksi rencana (principle of reflection plans), artinya pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
- Asas penyesuaian sengan orgnisasi (principle of organization suitability), artinya pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahan ya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
- Asas pengendalian individual (principle of individual of control), artinya pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalian harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain. Tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
- Asas standart (principle of standard), artinya pengendalian yang efektif dan efesien merupakan standar yang tepat yag akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
- Asas pengendalian terhapad strategis (principle of strategic point control), artinya pengendalian yang efektif dan efesien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
- Asas kekecualian (the exception principle), artinya efesiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecuali. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
- Asas pengendalian fleksible (principle of flexibility of control), artinya pengendalian harus luwes untuk menghidari kegagalan pelaksanaan rencana.
- Asas peninjauan kembali (principle of review), artinya sistem pengendalian harus ditinjau berakali-kali, agar sistem yang digunkan berguna untuk mencapai tujuan.
- Asas tindakan (princilple of action), artinya pengendalian dapat dilakukan, apabila, organisasi, staffing, dan directing.
C. JENIS - JENIS PENGENDALIAN
- Pengendalian karyawan (personnel control) Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawn. Misanya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah tata kerja, disiplin absensi, dan sebagainya.
- Pengendalian keuangan (financial control) Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
- Pengendalian produksi Pengendalian ini ditunjukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
- Pengendalian waktu (time control) Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana
- Pengendalian teknis (technical control) Pengendalian ini ditunjukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan ketnis pelaksanaan.
- Pengendalian kebijaksanaan (policy control) Pengendalian ini ditunjukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan � kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
- Pengendalian penjualan (sales control) Pengendalian ini ditunjukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.
- Pengendalian inventrasi (inventory control) Pengendalain ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventrasi perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.
- Pengendalian pemeliharaan (maintenance control) Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventasris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.
D. PROSES DAN CARA-CARA PENGENDALIAN
Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkah berikut.
- Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengendalian
- Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai
- Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standart dan menentukan penyimpangan jika ada.
- Melakukan tindakan perbaikan , jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali, apakah sudah benar-benar realitis atau tidak. Jika belum benar atau realitis maka rencana itu harus diperbaiki.
E. SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN
Sifat dan waktu pengendalian / kontrol dibedakan atas:
1. Preventive control, adalah pengendalain yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan.
Preventive control ini dilakukan dengan cara :
a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan.
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaanpekerjaan itu.
c. Menjelaskan dan atau mendemostrasikan cara pelaksanaan pekerjaan itu.
d. Mengorganisasi segala macam kegiatan.
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap individu karyawan.
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.
g. Menetapkan sanksi-sanksi bagi karyawan yang terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan.
2. Repressive control, adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
Repressive control ini dilakukan dengan cara sebagai berikut.
a.Membadingkan antara hasil dengan rencana.
b.Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya.
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksanaannya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya.
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada.
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana.
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui traning atau education.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala, misalnya per bulan, per semester, dan lain lain.
5. Pengendalian mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan atau tidak dilaksanakan dengan baik. Pengendalian mendadak ini sekali-sekali perlu dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga bail.
6. Pengamatan melekat (waskat) adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara intergratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
F. MACAM-MACAM PENGENDALIAN
Pengendalian ini dikenal atas beberapa macam, yaitu :
1. Internal control (pengendalian intern)
2. External control (pengendalian ekstren)
3. Formal control (pengendalian resmi)
4. Informal control (pengendalian konsumen)
1. Internal control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja , kedisiplinan karyawan, dan lain-lainya. Audit control, adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
2. External control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstren ini dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan oleh masyarakat.
3. Formal control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau penjabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Misalnya: pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-lainya. Dewan Komisaris terhadap PT bersangkutan.
4. Infomal control, adalah penilaian yan dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cetak atau elektronik, dan lain-lainya.
G. ALAT - ALAT PENGENDALIAN
Alat-alat pengendalian yang dapat dipergunakan suatu perusahaan atau organisasi, yaitu :
1. Budget
2. Non-budget
1. Budget
Budged (anggaran) adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget (budgetary control) dapat diketahui (diawasi), apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran dan hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang. Apabila tidak sesuai dengan bud-get, baik penerimaan atau pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi) dan manajer perusahaan harus segera mengadakan perbaikan (correction).
2. Non-budget
Alat pengendalian Nonbudget yaitu sebagai berikut.
1. Personal observation
2. Report
3. Financial statement
4. Statistic
5. Break even point
6. Internal audit
Sekian Dan Terimakasih Semoga Bermanfaat
